Solicitacao acervos: mudanças entre as edições
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Na tela inicial do sistema tem a área “Minhas solicitações” e através do botão “Nova Solicitação” ou pelo “Menu Operações > Nova Solicitação” o usuário consegue realizar a busca pelos acervos e fazer a solicitação. | Na tela inicial do sistema tem a área “Minhas solicitações” e através do botão “Nova Solicitação” ou pelo “Menu Operações > Nova Solicitação” o usuário consegue realizar a busca pelos acervos e fazer a solicitação. | ||
Considerando que o pesquisador está logado no CDEP, ao acionar o botão “Adicionar acervos” o pesquisador é direcionado automaticamente para | Considerando que o pesquisador está logado no CDEP, ao acionar o botão “Adicionar acervos” o pesquisador é direcionado automaticamente para a tela de consulta dos acervos. | ||
No sistema de consulta dos acervos ele pode realizar a busca de todos os acervos que ele precisa e ao selecionar os acervos e acionar o botão “Enviar para a minha seleção” o usuário é direcionado novamente para o sistema CDEP com o resumo de todos os itens que ele fez a seleção. | No sistema de consulta dos acervos ele pode realizar a busca de todos os acervos que ele precisa e ao selecionar os acervos e acionar o botão “Enviar para a minha seleção” o usuário é direcionado novamente para o sistema CDEP com o resumo de todos os itens que ele fez a seleção. | ||
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Se na solicitação do usuário todos os acervos estiverem disponíveis para download, o atendimento vai ser alterado para “Finalizado automaticamente”, pois neste caso, não será necessário a atuação do departamento, basta o usuário acessar a solicitação dele que os arquivos estarão disponíveis para download. | Se na solicitação do usuário todos os acervos estiverem disponíveis para download, o atendimento vai ser alterado para “Finalizado automaticamente”, pois neste caso, não será necessário a atuação do departamento, basta o usuário acessar a solicitação dele que os arquivos estarão disponíveis para download. | ||
Se | Se a solicitação do usuário possuir acervos online (tem anexo) e offline (não tem anexo), a solicitação será atendida parcialmente, ou seja, para os acervos online, os arquivos vão ficar disponíveis para download e para os acervos offline serão enviados para o departamento responsável avaliar a disponibilidade e entrar em contato com o pesquisador e neste caso, o atendimento ficará na situação de “Aguardando atendimento”. | ||
Se | Se a solicitação possuir apenas acervos offline (não tem anexo) o atendimento ficará na situação de “Aguardando atendimento” e o atendimento será enviado para o departamento responsável avaliar a disponibilidade e entrar em contato com o pesquisador. | ||
Para os acervos offline (que não tem anexo) é possível cancelar a solicitação total ou cancelar um item dentro da solicitação, enquanto o atendimento estiver na situação de “Aguardando atendimento”. Para isso basta o usuário acessar “Minhas solicitações” clicar na solicitação e acionar o botão “Cancelar solicitação” que neste caso cancela o chamado como um todo ou ele pode cancelar apenas um item, acionando o botão “Cancelar item” que fica na coluna “Ações”. | Para os acervos offline (que não tem anexo) é possível cancelar a solicitação total ou cancelar um item dentro da solicitação, enquanto o atendimento estiver na situação de “Aguardando atendimento”. Para isso basta o usuário acessar “Minhas solicitações” clicar na solicitação e acionar o botão “Cancelar solicitação” que neste caso cancela o chamado como um todo ou ele pode cancelar apenas um item, acionando o botão “Cancelar item” que fica na coluna “Ações”. | ||
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'''2) Consulta de acervos''' | '''2) Consulta de acervos''' | ||
Outra maneira de solicitar um acervo é através | Outra maneira de solicitar um acervo é através da tela de consulta dos acervos no qual o usuário realiza a busca de todos os acervos que ele precisa e ao selecionar os acervos e acionar o botão “Enviar para a minha seleção” o usuário é direcionado para a tela de login do sistema CDEP. | ||
Caso o usuário já tenha login basta ele informar seu usuário e senha, lembrando sempre que o login é por número de CPF ou RF. Após informar os dados do login o usuário será direcionado automaticamente para a tela de “Nova Solicitação”. | Caso o usuário já tenha login basta ele informar seu usuário e senha, lembrando sempre que o login é por número de CPF ou RF. Após informar os dados do login o usuário será direcionado automaticamente para a tela de “Nova Solicitação”. | ||
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A solicitação dos acervos também pode ser feita por algum responsável pelo departamento presencialmente no lugar do pesquisador. | A solicitação dos acervos também pode ser feita por algum responsável pelo departamento presencialmente no lugar do pesquisador. | ||
Caso o pesquisador não tenha localizado os acervos que ele precisa e compareça no departamento de multimeios, é possível um responsável pelo setor fazer a solicitação para o usuário. | Caso o pesquisador não tenha localizado os acervos que ele precisa e compareça no departamento de multimeios, é possível um responsável pelo setor fazer a solicitação para o usuário. | ||
Nestes casos o responsável pelo setor vai | Nestes casos o responsável pelo setor vai acionar o botão “Nova solicitação” que fica no “Menu > Operações > Atendimento de Solicitações”, ele poderá fazer a solicitação no lugar do pesquisador. | ||
Para que a solicitação seja realizada com sucesso é necessário que o pesquisador já possua cadastro na plataforma, caso não tenha, ao informar o RF ou CPF do pesquisador vai exibir uma mensagem de erro “Usuário não encontrado” e esse mesmo comportamento também ocorre quando os dados do RF ou CPF estão incorretos. | Para que a solicitação seja realizada com sucesso é necessário que o pesquisador já possua cadastro na plataforma, caso não tenha, ao informar o RF ou CPF do pesquisador vai exibir uma mensagem de erro “Usuário não encontrado” e esse mesmo comportamento também ocorre quando os dados do RF ou CPF estão incorretos. | ||
Caso o usuário já tenha cadastro no sistema, ao fazer a pesquisa vai carregar automaticamente os dados dele, como, nome completo, telefone, e-mail, endereço e o botão “Adicionar acervos” ficará habilitado na tela. | Caso o usuário já tenha cadastro no sistema, ao fazer a pesquisa vai carregar automaticamente os dados dele, como, nome completo, telefone, e-mail, endereço e o botão “Adicionar acervos” ficará habilitado na tela. | ||
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Se for feito o agendamento da visita na data atual ou data anterior à atual, ao acionar o botão “Confirmar” o atendimento ficará na na situação de “Aguardando visita”, no caso dos acervos “Documentação histórica; Artes Gráficas; Audiovisual; Artes Gráficas; Fotográfico e Tridimensional”. E enquanto estiver nessa situação é possível “Editar”, “Cancelar item” e “Finalizar item” através dos botões que ficam na coluna “Ações”. Além disso, é possível “Finalizar” ou “Cancelar o atendimento” como um todo através dos botões de ações da tela. | Se for feito o agendamento da visita na data atual ou data anterior à atual, ao acionar o botão “Confirmar” o atendimento ficará na na situação de “Aguardando visita”, no caso dos acervos “Documentação histórica; Artes Gráficas; Audiovisual; Artes Gráficas; Fotográfico e Tridimensional”. E enquanto estiver nessa situação é possível “Editar”, “Cancelar item” e “Finalizar item” através dos botões que ficam na coluna “Ações”. Além disso, é possível “Finalizar” ou “Cancelar o atendimento” como um todo através dos botões de ações da tela. | ||
Depois que a visita for concluída é necessário acessar o atendimento e acionar o botão “Finalizar o atendimento”, que neste caso a situação do atendimento deixará de exibir como “Aguardando visita” para “Finalizado manualmente”. | Depois que a visita for concluída é necessário acessar o atendimento e acionar o botão “Finalizar o atendimento”, que neste caso a situação do atendimento deixará de exibir como “Aguardando visita” para “Finalizado manualmente”. | ||
No caso do tipo de acervo “Bibliográfico” a situação do atendimento/item ficará como “Finalizado Manualmente” e a situação do empréstimo ficará como “Emprestado” e enquanto estiver nesta situação é possível “Prorrogar” ou “Devolver o item” através dos botões que ficam na coluna “Ações”. | No caso do tipo de acervo “Bibliográfico” a situação do atendimento/item ficará como “Finalizado Manualmente” e a situação do empréstimo ficará como “Emprestado” e enquanto estiver nesta situação é possível “Prorrogar” ou “Devolver o item” através dos botões que ficam na coluna “Ações”. | ||
Caso o pesquisador queira prorrogar a data do empréstimo do livro, o responsável pelo departamento deverá acessar a solicitação do usuário e acionar o botão “Prorrogar”, onde ele poderá estender a data da devolução para uma data futura sem data limite para a devolução. | Caso o pesquisador queira prorrogar a data do empréstimo do livro, o responsável pelo departamento deverá acessar a solicitação do usuário e acionar o botão “Prorrogar”, onde ele poderá estender a data da devolução para uma data futura sem data limite para a devolução. | ||
Caso o usuário informe uma data anterior a data atual na opção “Prorrogação”, ao tentar confirmar vai exibir uma mensagem de alerta para o usuário: “Para prorrogar o empréstimo, escolha uma 'Data de devolução' posterior à atual ou futura”. | Caso o usuário informe uma data anterior a data atual na opção “Prorrogação”, ao tentar confirmar vai exibir uma mensagem de alerta para o usuário: “Para prorrogar o empréstimo, escolha uma 'Data de devolução' posterior à atual ou futura”. | ||
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Para o atendimento “Bibliográfico” o processo de solicitação “Presencial” possui regras diferentes dos demais tipos de acervo. | Para o atendimento “Bibliográfico” o processo de solicitação “Presencial” possui regras diferentes dos demais tipos de acervo. | ||
Caso o acervo esteja na situação de “Emprestado”, “Emprestado Prorrogação” ou “Devolução em atraso” ao informar o “N° do tombo/código” exibirá uma mensagem “Acervo indisponível”. | Caso o acervo esteja na situação de “Emprestado”, “Emprestado Prorrogação” ou “Devolução em atraso” ao informar o “N° do tombo/código” exibirá uma mensagem “Acervo indisponível”. | ||
A data do empréstimo sempre será a data atual ao dia do atendimento, não é possível informar uma data anterior e nem posterior a data atual. | A data do empréstimo sempre será a data atual ao dia do atendimento, não é possível informar uma data anterior e nem posterior a data atual. | ||
A data de devolução sempre vai carregar como padrão 7 dias posterior a data atual, assim como também, é possível informar uma data maior que 7 dias posterior a data atual. Porém, não é possível informar uma data anterior a data atual. | A data de devolução sempre vai carregar como padrão 7 dias posterior a data atual, assim como também, é possível informar uma data maior que 7 dias posterior a data atual. Porém, não é possível informar uma data anterior a data atual. | ||
Edição atual tal como às 18h19min de 5 de setembro de 2024
Solicitação dos acervos
A solicitação dos acervos pode ser realizada por meio de vários canais, sendo esses:
1) Botão "Nova solicitação"
Na tela inicial do sistema tem a área “Minhas solicitações” e através do botão “Nova Solicitação” ou pelo “Menu Operações > Nova Solicitação” o usuário consegue realizar a busca pelos acervos e fazer a solicitação.
Considerando que o pesquisador está logado no CDEP, ao acionar o botão “Adicionar acervos” o pesquisador é direcionado automaticamente para a tela de consulta dos acervos.
No sistema de consulta dos acervos ele pode realizar a busca de todos os acervos que ele precisa e ao selecionar os acervos e acionar o botão “Enviar para a minha seleção” o usuário é direcionado novamente para o sistema CDEP com o resumo de todos os itens que ele fez a seleção.
Até que a solicitação seja enviada, o usuário tem a opção de remover os acervos através do ícone de excluir que fica na coluna de “Ações” e também é possível adicionar mais itens em sua solicitação.
Quando o usuário fizer as devidas validações basta ele concluir a solicitação através do botão “Enviar solicitação”.
Se na solicitação do usuário todos os acervos estiverem disponíveis para download, o atendimento vai ser alterado para “Finalizado automaticamente”, pois neste caso, não será necessário a atuação do departamento, basta o usuário acessar a solicitação dele que os arquivos estarão disponíveis para download.
Se a solicitação do usuário possuir acervos online (tem anexo) e offline (não tem anexo), a solicitação será atendida parcialmente, ou seja, para os acervos online, os arquivos vão ficar disponíveis para download e para os acervos offline serão enviados para o departamento responsável avaliar a disponibilidade e entrar em contato com o pesquisador e neste caso, o atendimento ficará na situação de “Aguardando atendimento”.
Se a solicitação possuir apenas acervos offline (não tem anexo) o atendimento ficará na situação de “Aguardando atendimento” e o atendimento será enviado para o departamento responsável avaliar a disponibilidade e entrar em contato com o pesquisador.
Para os acervos offline (que não tem anexo) é possível cancelar a solicitação total ou cancelar um item dentro da solicitação, enquanto o atendimento estiver na situação de “Aguardando atendimento”. Para isso basta o usuário acessar “Minhas solicitações” clicar na solicitação e acionar o botão “Cancelar solicitação” que neste caso cancela o chamado como um todo ou ele pode cancelar apenas um item, acionando o botão “Cancelar item” que fica na coluna “Ações”.
2) Consulta de acervos
Outra maneira de solicitar um acervo é através da tela de consulta dos acervos no qual o usuário realiza a busca de todos os acervos que ele precisa e ao selecionar os acervos e acionar o botão “Enviar para a minha seleção” o usuário é direcionado para a tela de login do sistema CDEP.
Caso o usuário já tenha login basta ele informar seu usuário e senha, lembrando sempre que o login é por número de CPF ou RF. Após informar os dados do login o usuário será direcionado automaticamente para a tela de “Nova Solicitação”.
Caso o usuário não tenha login ainda, basta acionar o botão “Crie sua conta” e se cadastrar no sistema. Após o usuário se cadastrar o mesmo será direcionado automaticamente para a tela de “Nova Solicitação”.
Todos os demais fluxos são iguais aos que foram descritos na primeira opção.
3) Manual pelos admins
A solicitação dos acervos também pode ser feita por algum responsável pelo departamento presencialmente no lugar do pesquisador.
Caso o pesquisador não tenha localizado os acervos que ele precisa e compareça no departamento de multimeios, é possível um responsável pelo setor fazer a solicitação para o usuário.
Nestes casos o responsável pelo setor vai acionar o botão “Nova solicitação” que fica no “Menu > Operações > Atendimento de Solicitações”, ele poderá fazer a solicitação no lugar do pesquisador.
Para que a solicitação seja realizada com sucesso é necessário que o pesquisador já possua cadastro na plataforma, caso não tenha, ao informar o RF ou CPF do pesquisador vai exibir uma mensagem de erro “Usuário não encontrado” e esse mesmo comportamento também ocorre quando os dados do RF ou CPF estão incorretos.
Caso o usuário já tenha cadastro no sistema, ao fazer a pesquisa vai carregar automaticamente os dados dele, como, nome completo, telefone, e-mail, endereço e o botão “Adicionar acervos” ficará habilitado na tela.
Quando o botão “Adicionar acervos” é acionado e o usuário preenche o campo “N° do tombo/código” o tipo de atendimento “Presencial” pode ser realizado em todos os acervos. Porém, o tipo de atendimento por “E-mail” só não pode ser realizado para o tipo de acervo “Bibliográfico”, todos os demais tipos de acervos têm acesso a realização desse tipo de atendimento.
Para o tipo de atendimento por e-mail ao ser selecionado e acionado o botão “Confirmar” o atendimento automaticamente mudará para situação de “Finalizado Manualmente”. No caso do atendimento “Presencial” o responsável pelo departamento deve escolher uma data e um horário para a visita, pois o usuário pode optar em ser atendido no mesmo dia em que ele esteve presente no departamento, porém em um outro horário nesse mesmo dia.
É possível registrar a data da visita em até 7 dias para trás, a partir da data atual, mas não é possível agendar a visita em uma data futura e não é possível fazer o agendamento das visitas dos acervos aos finais de semana e feriados.
No caso do acervo “Bibliográfico” é necessário preencher a “data da devolução” do acervo, que por padrão já vem preenchido como sugestão 7 dias para frente, a partir da data atual.
Enquanto o usuário não acionar o botão “Confirmar” o atendimento ficará na situação de “Aguardando visita” e é possível “Editar” ou “Remover o item” através dos botões que ficam na coluna “Ações”.
Se for feito o agendamento da visita na data atual ou data anterior à atual, ao acionar o botão “Confirmar” o atendimento ficará na na situação de “Aguardando visita”, no caso dos acervos “Documentação histórica; Artes Gráficas; Audiovisual; Artes Gráficas; Fotográfico e Tridimensional”. E enquanto estiver nessa situação é possível “Editar”, “Cancelar item” e “Finalizar item” através dos botões que ficam na coluna “Ações”. Além disso, é possível “Finalizar” ou “Cancelar o atendimento” como um todo através dos botões de ações da tela.
Depois que a visita for concluída é necessário acessar o atendimento e acionar o botão “Finalizar o atendimento”, que neste caso a situação do atendimento deixará de exibir como “Aguardando visita” para “Finalizado manualmente”.
No caso do tipo de acervo “Bibliográfico” a situação do atendimento/item ficará como “Finalizado Manualmente” e a situação do empréstimo ficará como “Emprestado” e enquanto estiver nesta situação é possível “Prorrogar” ou “Devolver o item” através dos botões que ficam na coluna “Ações”.
Caso o pesquisador queira prorrogar a data do empréstimo do livro, o responsável pelo departamento deverá acessar a solicitação do usuário e acionar o botão “Prorrogar”, onde ele poderá estender a data da devolução para uma data futura sem data limite para a devolução.
Caso o usuário informe uma data anterior a data atual na opção “Prorrogação”, ao tentar confirmar vai exibir uma mensagem de alerta para o usuário: “Para prorrogar o empréstimo, escolha uma 'Data de devolução' posterior à atual ou futura”.
Se o pesquisador solicitar prorrogação para a devolução do livro, basta o responsável pelo departamento acessar a solicitação e acionar o botão “Prorrogação” e neste caso a situação do empréstimo mudará para “Emprestado prorrogação”.
Se o pesquisador devolver o livro antes da data prevista para devolução, basta o responsável pelo departamento acessar a solicitação e acionar o botão “Devolver item” e neste caso a situação do empréstimo mudará para “Devolvido”.
Para o atendimento “Bibliográfico” o processo de solicitação “Presencial” possui regras diferentes dos demais tipos de acervo.
Caso o acervo esteja na situação de “Emprestado”, “Emprestado Prorrogação” ou “Devolução em atraso” ao informar o “N° do tombo/código” exibirá uma mensagem “Acervo indisponível”.
A data do empréstimo sempre será a data atual ao dia do atendimento, não é possível informar uma data anterior e nem posterior a data atual.
A data de devolução sempre vai carregar como padrão 7 dias posterior a data atual, assim como também, é possível informar uma data maior que 7 dias posterior a data atual. Porém, não é possível informar uma data anterior a data atual.
Regras válidas para qualquer tipo de acervo
- Se o N° do tombo/código for informado incorretamente vai exibir uma mensagem “Acervo não encontrado”. - Não é possível solicitar o mesmo acervo dentro do mesmo atendimento. Caso o usuário esteja adicionando os acervos e queira informar o mesmo acervo no atendimento vai exibir uma mensagem de “N° do tombo/código duplicado”. - Cada responsável só consegue fazer a solicitação para os acervos que estão relacionados ao seu perfil. Por exemplo: O usuário com perfil “Admin Biblioteca” consegue solicitar somente os acervos bibliográficos, caso ele tente solicitar para o pesquisador o acervo tridimensional, quando ele pesquisar pelo “N° do tombo/código” vai exibir uma mensagem de erro “Acervo não encontrado”. O único perfil que consegue solicitar qualquer tipo de acervo no lugar do pesquisador é o perfil “Admin Geral”