Solicitacao acervos

Solicitação dos acervos

A solicitação dos acervos pode ser realizada por meio de vários canais, sendo esses:

1) Botão "Nova solicitação"

Na tela inicial do sistema tem a área “Minhas solicitações” e através do botão “Nova Solicitação” ou pelo “Menu Operações > Nova Solicitação” o usuário consegue realizar a busca pelos acervos e fazer a solicitação.

Considerando que o pesquisador está logado no CDEP, ao acionar o botão “Adicionar acervos” o pesquisador é direcionado automaticamente para a tela de consulta dos acervos.

No sistema de consulta dos acervos ele pode realizar a busca de todos os acervos que ele precisa e ao selecionar os acervos e acionar o botão “Enviar para a minha seleção” o usuário é direcionado novamente para o sistema CDEP com o resumo de todos os itens que ele fez a seleção.

Até que a solicitação seja enviada, o usuário tem a opção de remover os acervos através do ícone de excluir que fica na coluna de “Ações” e também é possível adicionar mais itens em sua solicitação.

Quando o usuário fizer as devidas validações basta ele concluir a solicitação através do botão “Enviar solicitação”.

Se na solicitação do usuário todos os acervos estiverem disponíveis para download, o atendimento vai ser alterado para “Finalizado automaticamente”, pois neste caso, não será necessário a atuação do departamento, basta o usuário acessar a solicitação dele que os arquivos estarão disponíveis para download.

Se a solicitação do usuário possuir acervos online (tem anexo) e offline (não tem anexo), a solicitação será atendida parcialmente, ou seja, para os acervos online, os arquivos vão ficar disponíveis para download e para os acervos offline serão enviados para o departamento responsável avaliar a disponibilidade e entrar em contato com o pesquisador e neste caso, o atendimento ficará na situação de “Aguardando atendimento”.

Se a solicitação possuir apenas acervos offline (não tem anexo) o atendimento ficará na situação de “Aguardando atendimento” e o atendimento será enviado para o departamento responsável avaliar a disponibilidade e entrar em contato com o pesquisador.

Para os acervos offline (que não tem anexo) é possível cancelar a solicitação total ou cancelar um item dentro da solicitação, enquanto o atendimento estiver na situação de “Aguardando atendimento”. Para isso basta o usuário acessar “Minhas solicitações” clicar na solicitação e acionar o botão “Cancelar solicitação” que neste caso cancela o chamado como um todo ou ele pode cancelar apenas um item, acionando o botão “Cancelar item” que fica na coluna “Ações”.

2) Consulta de acervos

Outra maneira de solicitar um acervo é através da tela de consulta dos acervos no qual o usuário realiza a busca de todos os acervos que ele precisa e ao selecionar os acervos e acionar o botão “Enviar para a minha seleção” o usuário é direcionado para a tela de login do sistema CDEP.

Caso o usuário já tenha login basta ele informar seu usuário e senha, lembrando sempre que o login é por número de CPF ou RF. Após informar os dados do login o usuário será direcionado automaticamente para a tela de “Nova Solicitação”.

Caso o usuário não tenha login ainda, basta acionar o botão “Crie sua conta” e se cadastrar no sistema. Após o usuário se cadastrar o mesmo será direcionado automaticamente para a tela de “Nova Solicitação”.

Todos os demais fluxos são iguais aos que foram descritos na primeira opção.

3) Manual pelos admins

A solicitação dos acervos também pode ser feita por algum responsável pelo departamento presencialmente no lugar do pesquisador.

Caso o pesquisador não tenha localizado os acervos que ele precisa e compareça no departamento de multimeios, é possível um responsável pelo setor fazer a solicitação para o usuário.

Nestes casos o responsável pelo setor vai acionar o botão “Nova solicitação” que fica no “Menu > Operações > Atendimento de Solicitações”, ele poderá fazer a solicitação no lugar do pesquisador.

Para que a solicitação seja realizada com sucesso é necessário que o pesquisador já possua cadastro na plataforma, caso não tenha, ao informar o RF ou CPF do pesquisador vai exibir uma mensagem de erro “Usuário não encontrado” e esse mesmo comportamento também ocorre quando os dados do RF ou CPF estão incorretos.

Caso o usuário já tenha cadastro no sistema, ao fazer a pesquisa vai carregar automaticamente os dados dele, como, nome completo, telefone, e-mail, endereço e o botão “Adicionar acervos” ficará habilitado na tela.

Quando o botão “Adicionar acervos” é acionado e o usuário preenche o campo “N° do tombo/código” o tipo de atendimento “Presencial” pode ser realizado em todos os acervos. Porém, o tipo de atendimento por “E-mail” só não pode ser realizado para o tipo de acervo “Bibliográfico”, todos os demais tipos de acervos têm acesso a realização desse tipo de atendimento.

Para o tipo de atendimento por e-mail ao ser selecionado e acionado o botão “Confirmar” o atendimento automaticamente mudará para situação de “Finalizado Manualmente”. No caso do atendimento “Presencial” o responsável pelo departamento deve escolher uma data e um horário para a visita, pois o usuário pode optar em ser atendido no mesmo dia em que ele esteve presente no departamento, porém em um outro horário nesse mesmo dia.

É possível registrar a data da visita em até 7 dias para trás, a partir da data atual, mas não é possível agendar a visita em uma data futura e não é possível fazer o agendamento das visitas dos acervos aos finais de semana e feriados.

No caso do acervo “Bibliográfico” é necessário preencher a “data da devolução” do acervo, que por padrão já vem preenchido como sugestão 7 dias para frente, a partir da data atual.

Enquanto o usuário não acionar o botão “Confirmar” o atendimento ficará na situação de “Aguardando visita” e é possível “Editar” ou “Remover o item” através dos botões que ficam na coluna “Ações”.

Se for feito o agendamento da visita na data atual ou data anterior à atual, ao acionar o botão “Confirmar” o atendimento ficará na na situação de “Aguardando visita”, no caso dos acervos “Documentação histórica; Artes Gráficas; Audiovisual; Artes Gráficas; Fotográfico e Tridimensional”. E enquanto estiver nessa situação é possível “Editar”, “Cancelar item” e “Finalizar item” através dos botões que ficam na coluna “Ações”. Além disso, é possível “Finalizar” ou “Cancelar o atendimento” como um todo através dos botões de ações da tela.

Depois que a visita for concluída é necessário acessar o atendimento e acionar o botão “Finalizar o atendimento”, que neste caso a situação do atendimento deixará de exibir como “Aguardando visita” para “Finalizado manualmente”.

No caso do tipo de acervo “Bibliográfico” a situação do atendimento/item ficará como “Finalizado Manualmente” e a situação do empréstimo ficará como “Emprestado” e enquanto estiver nesta situação é possível “Prorrogar” ou “Devolver o item” através dos botões que ficam na coluna “Ações”.

Caso o pesquisador queira prorrogar a data do empréstimo do livro, o responsável pelo departamento deverá acessar a solicitação do usuário e acionar o botão “Prorrogar”, onde ele poderá estender a data da devolução para uma data futura sem data limite para a devolução.

Caso o usuário informe uma data anterior a data atual na opção “Prorrogação”, ao tentar confirmar vai exibir uma mensagem de alerta para o usuário: “Para prorrogar o empréstimo, escolha uma 'Data de devolução' posterior à atual ou futura”.

Se o pesquisador solicitar prorrogação para a devolução do livro, basta o responsável pelo departamento acessar a solicitação e acionar o botão “Prorrogação” e neste caso a situação do empréstimo mudará para “Emprestado prorrogação”.

Se o pesquisador devolver o livro antes da data prevista para devolução, basta o responsável pelo departamento acessar a solicitação e acionar o botão “Devolver item” e neste caso a situação do empréstimo mudará para “Devolvido”.

Para o atendimento “Bibliográfico” o processo de solicitação “Presencial” possui regras diferentes dos demais tipos de acervo.

Caso o acervo esteja na situação de “Emprestado”, “Emprestado Prorrogação” ou “Devolução em atraso” ao informar o “N° do tombo/código” exibirá uma mensagem “Acervo indisponível”.

A data do empréstimo sempre será a data atual ao dia do atendimento, não é possível informar uma data anterior e nem posterior a data atual.

A data de devolução sempre vai carregar como padrão 7 dias posterior a data atual, assim como também, é possível informar uma data maior que 7 dias posterior a data atual. Porém, não é possível informar uma data anterior a data atual.

Regras válidas para qualquer tipo de acervo

- Se o N° do tombo/código for informado incorretamente vai exibir uma mensagem “Acervo não encontrado”.
- Não é possível solicitar o mesmo acervo dentro do mesmo atendimento. Caso o usuário esteja adicionando os acervos e queira informar o mesmo acervo no atendimento vai exibir uma mensagem de “N° do tombo/código duplicado”. 
- Cada responsável só consegue fazer a solicitação para os acervos que estão relacionados ao seu perfil. Por exemplo: O usuário com perfil “Admin Biblioteca” consegue solicitar somente os acervos bibliográficos, caso ele tente solicitar para o pesquisador o acervo tridimensional, quando ele pesquisar pelo “N° do tombo/código” vai exibir uma mensagem de erro “Acervo não encontrado”. O único perfil que consegue solicitar qualquer tipo de acervo no lugar do pesquisador é o perfil “Admin Geral”