Visão DRE: Consulta de despesas: mudanças entre as edições
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* Data de crédito em conta: é a data que o dinheiro do repasse foi depositado na conta da Escola. | * '''Data de crédito em conta:''' é a data que o dinheiro do repasse foi depositado na conta da Escola. | ||
* Recebido: é o valor que a Escola recebeu (SOF). [1] | * '''Recebido:''' é o valor que a Escola recebeu (SOF). [1] | ||
* Reprogramado: é o valor que sobrou do repasse anterior. [2] | * '''Reprogramado:''' é o valor que sobrou do repasse anterior. [2] | ||
* Devolução e conta: é o valor que a Escola devolveu. O controle é feito na | * '''Devolução e conta:''' é o valor que a Escola devolveu. O controle é feito na tela de '''Gastos indevidos'''. [3] | ||
* Saldo e rendimentos: é onde a escola informa o saldo da conta bancária e o quanto rendeu. [4] | * '''Saldo e rendimentos:''' é onde a escola informa o saldo da conta bancária e o quanto rendeu. [4] | ||
* Créditos não demonstrados: os valores informados aqui não são somados ao saldo. | * '''Créditos não demonstrados:''' os valores informados aqui não são somados ao saldo. | ||
* Cheques não compensados: os valores informados aqui não são descontados do saldo. | * '''Cheques não compensados:''' os valores informados aqui não são descontados do saldo. | ||
* Despesa: é o total das despesas lançadas pela Escola [5] | * '''Despesa:''' é o total das despesas lançadas pela Escola [5] | ||
* Saldo: [1] + [2] + [3] + [4] - [5] | * '''Saldo:''' [1] + [2] + [3] + [4] - [5] | ||
Edição das 16h00min de 15 de julho de 2017
Após a utilização do repasse para a aquisição de novos produtos ou custeio (serviços), é hora da realização do lançamento das despesas, como meio de comprovar o destino do repasse.
Para verificar a prestação de contas, acesse o Menu > Despesas > Consulta de despesas:
Aparecerão os campos necessários para a busca de uma despesa já lançada no sistema.
Selecione os filtros desejados e clique em Filtrar. Apenas o filtro Programa é obrigatório:
Depois de aplicado o filtro, aparecerá uma lista de despesas. Para abrir a despesa clique em 
:
Se a prestação de contas já foi enviada para a DRE e tiver itens, aparecerá o botão Atualizar valores:
O botão Atualizar valores verifica se as despesas da escola estão corretas, ou seja, verifica se na data que a escola realizou o pagamento da despesa havia saldo a ser gasto. Para que seja possível atualizar os valores, a DRE deve verificar se a Data de crédito em conta está correta:
Aparecerá em uma janela as datas informadas pela escola do dia em que os valores do repasse foram depositados na conta. A DRE deve conferir se as datas estão corretas. Se não estiverem corretas, a DRE deve editar as datas. Se as datas estiverem corretas, a DRE deve marcar o campo Data visualizada pela DRE e salvar:
Ao clicar no botão 
é possível marcar se os documentos foram entregues pela escola:
Clique em Salvar documentos após marcar quais documentos foram entregues.
No bloco de Devoluções não creditadas, aparecerá o somatório de tudo o que foi pago pela escola através de DAMSP. O controle é feito na tela de Gasto indevido e os valores não alteram o saldo:
No bloco Consulta de despesas estão os lançamentos que foram realizados pela Escola.
Utilize o ícone 
para editar um item.
Utilize o ícone 
para visualizar um item.
Utilize o ícone 
para exportar um gasto indevido.
A opção de exportar para gasto indevido possibilita a DRE identificar que a despesa é um gasto inapropriado efetuado pela escola. Ao exportar um gasto indevido, abrirá uma janela com algumas informações:
Esse gasto irá aparecer na tela de Gastos indevidos. Será nessa tela que a DRE irá controlar se o gasto foi pago. Caso a DRE queira desfazer o gasto indevido, basta clicar em exportar novamente e Desfazer envio:
Para aprovar ou reprovar uma despesa, clique em :
Se o item estiver correto, ele pode ser aprovado.
Caso ele possua alguma irregularidade, para reprovar, o campo Irregularidade na parte superior da página deve ser preenchido.
Após todos os itens serem aprovados, é possível aprovar uma prestação de contas:
Se a DRE clicar em Não aprovar, aparecerá o campo para o preenchimento da nova data para o lançamento dos ajustes que a Escola precisará realizar. Preencha os campos com as datas de início e término e clique em Salvar:
Se a DRE aprovar a despesa, ainda será possível desfazer aprovação. E para que seja possível enviar para a SME, a DRE deve publicar a despesa:
Com a despesa publicada, é possível enviar para a SME:
Mesmo depois de enviado para a SME aprovar ou reprovar a despesa, é possível desfazer o envio se a SME ainda não tiver executado as ações de aprovação.
A partir deste momento, a SME aprova ou reprova o lançamento. Em caso de despesa reprovada, a DRE deverá reenviar após as correções. Em caso de despesa aprovada e, ainda assim, a DRE detectar a necessidade de ajustes, é possível solicitar liberação para a SME. A SME pode liberar ou não. Caso a despesa seja liberada, a DRE deverá reenviar a despesa após as correções:
A escola pode, ainda, solicitar liberação para a DRE, que pode liberar ou não para que a escola possa realizar as correções:
Caso a DRE libere, a despesa voltará para escola. Caso contrário, a despesa permanecerá com a DRE.
Importante Só é possível aprovar ou reprovar uma despesa e solicitar liberação para SME se o período para aprovação pela DRE ainda não estiver finalizado.
A DRE solicita liberação para a SME se a despesa estiver com a SME. E a Escola solicita liberação para a DRE se a despesa estiver com a DRE.
Invasão de dotação
Quando o dinheiro de uma dotação é gasto sem existir saldo suficiente, o valor excedente é descontado da outra dotação. Isso é identificado quando a DRE clica em Atualizar valores e os itens invadidos são destacados:
A verificação é feita com base no valor gasto e na data gasta. São analisadas as datas de recebimento do repasse, dos rendimentos e das devoluções em conta. Além dos já citados, também são analisados os valores reprogramados e os estornos.
Créditos e despesas
- Data de crédito em conta: é a data que o dinheiro do repasse foi depositado na conta da Escola.
- Recebido: é o valor que a Escola recebeu (SOF). [1]
- Reprogramado: é o valor que sobrou do repasse anterior. [2]
- Devolução e conta: é o valor que a Escola devolveu. O controle é feito na tela de Gastos indevidos. [3]
- Saldo e rendimentos: é onde a escola informa o saldo da conta bancária e o quanto rendeu. [4]
- Créditos não demonstrados: os valores informados aqui não são somados ao saldo.
- Cheques não compensados: os valores informados aqui não são descontados do saldo.
- Despesa: é o total das despesas lançadas pela Escola [5]
- Saldo: [1] + [2] + [3] + [4] - [5]