Visão DRE: Consulta de despesas

Após a utilização do repasse para a aquisição de novos produtos ou o custeio (serviços), é hora da realização do lançamento das despesas, como meio de comprovar o destino do repasse.

Para verificar a prestação de contas, acesse o Menu > Despesas > Consulta de despesas:

Aparecerá os campos necessários para a busca de uma despesa já lançada no sistema. Selecione os filtros desejados e clique em Filtrar. Apenas o filtro Programa é obrigatório:

Depois de filtrado, aparecerá uma lista de despesas. Para abrir a despesa clique em :

Se a prestação de contas já foi enviada para a DRE e tiver itens, aparecerá o botão Atualizar valores:

O botão Atualizar valores verifica se as despesas da escola estão corretas, ou seja, verifica se na data que a escola realizou o pagamento da despesa havia saldo a ser gasto. Para que seja possível atualizar os valores, a DRE deve verificar se a Data de crédito em conta está correta:

Aparecerá em uma janela as datas informadas pela escola do dia em que os valores do repasse foram depositados na conta. A DRE deve conferir se as datas estão corretas. Se não estiverem corretas, a DRE deve editar as datas. Se as datas estiverem corretas, a DRE deve marcar o campo Data visualizada pela DRE e salvar:

Ao clicar no botão é possível marcar se os documentos foram entregues pela escola:

Clique em Salvar documentos após marcar quais documentos foram entregues.

No bloco de Devoluções não creditadas, aparecerá o somatório de tudo o que foi pago pela escola através de DAMSP. O controle é feio na tela de Gasto indevido e os valores não alteram o saldo:

No bloco Consulta de despesas estão os lançamentos que foram realizados pela Escola.

Utilize o ícone para editar um item.

Utilize o ícone para visualizar um item.

Utilize o ícone para exportar um gasto indevido.

A opção de exportar para gasto indevido possibilita a DRE identificar que a despesa é um gasto inapropriado efetuado pela escola. Ao exportar um gasto indevido, abrirá uma janela com algumas informações:

Esse gasto irá aparecer na tela de Gastos indevidos. Será nessa tela que a DRE irá controlar se o gasto foi pago. Caso a DRE queira desfazer o gasto indevido, basta clicar em exportar novamente e Desfazer envio:

Para provar ou reprovar uma despesa, clique em :

Se o item estiver correto, ele pode ser aprovado. Caso ele possua alguma irregularidade, para reprovar, o campo Irregularidade na parte superior da página deve ser preenchido.

Após todos os itens serem aprovados, é possível aprovar uma prestação de contas:

Se a DRE clicar em Não aprovar, aparecerá o campo para o preenchimento da nova data para o lançamento dos ajustes que a Escola precisará realizar. Preencha os campos com as datas de início e término e clique em Salvar:

Se a DRE aprovar a despesa, ainda será possível desfazer aprovação. E para que seja possível enviar para a SME, a DRE deve publicar a despesa:

Com a despesa publicada, é possível enviar para a SME:

Mesmo depois de enviado para a SME aprovar ou reprovar a despesa, é possível desfazer o envio se a SME ainda não tiver executado as ações de aprovação.

A partir deste momento, a SME aprova ou reprova o lançamento. Em caso de despesa reprovada, a DRE deverá reenviar após as correções. Em caso de despesa aprovada e, ainda assim, a DRE detectar a necessidade de ajustes, é possível solicitar liberação para a SME. A SME pode liberar ou não. Caso a despesa seja liberada, a DRE deverá reenviar a despesa após as correções:

A escola pode ainda solicitar liberação para a DRE, que pode liberar ou não para que a escola possa realizar as correções:

Caso a DRE libere, a despesa voltará para escola. Caso contrário, a despesa permanecerá com a DRE

Importante
Só é possível aprovar ou reprovar uma despesa e solicitar liberação para SME se o Período para aprovação pela DRE ainda não estiver finalizado. 
A DRE solicita liberação para a SME se a despesa estiver com a SME. E a Escola solicita liberação para a DRE se a despesa estiver com a DRE.