Cadastro acervo

Cadastro e manutenção de acervos

Existem algumas telas de cadastros auxiliares que tem como objetivo facilitar e padronizar o cadastro de um novo acervo no sistema.

Atualmente esses são os itens que são cadastrados nas telas auxiliares: Crédito; Autor; Editora; Assunto e Série/Coleção. Todos esses itens possuem uma tela específica para realizar o cadastro e ocorre através do acionamento do botão “Novo” e os campos são de preenchimento com texto simples e com tamanho limitado de até 200 caracteres.

O cadastro dos acervos é realizado por meio do menu "Cadaastros > Acervo” e podem ser feitos de duas maneiras:

Importação

Por meio do botão “Importar” que ao ser acionado na tela vai exibir para o usuário baixar o modelo de uma planilha, na qual ele deve preencher todos os campos obrigatórios e depois realizar a importação deste arquivo para dentro do sistema.

Essa funcionalidade auxilia o usuário que precisa cadastrar uma quantidade grande de acervos e ao invés de cadastrar um por um manualmente no sistema, basta ele preencher as informações na planilha e fazer a importação de uma única vez para dentro do sistema.

Após a importação do arquivo o sistema sinaliza ao usuário todos os erros que foram encontrados durante a importação do arquivo, facilitando assim que ele localize facilmente os erros e faça as devidas correções.

As correções dos erros podem ser feitas via planilha e o usuário refaz todo o processo de importação novamente após as devidas correções ou é possível o usuário fazer as correções acionando o ícone de edição que fica na coluna “Ações” dentro do próprio sistema.

E caso o usuário queira remover algum item que foi importado no sistema e que ainda esteja na situação de erro, é possível realizar através do ícone de excluir que fica na coluna “Ações” dentro do próprio sistema.

Lembrando que, uma vez que o acervo foi importado com sucesso, não é possível editar e nem excluir mais os acervos dentro desta tela. É necessário realizar essas ações dentro da tela de cadastro, localizar o acervo na listagem e fazer as devidas ações necessárias.

Cadastro manual

É possível realizar o cadastro do acervo um a um através do botão “Novo”, no qual ao ser acionado o usuário será direcionado para o formulário de cadastro e a primeira opção a ser selecionada dentro desta tela é o “Tipo do acervo” que o usuário deseja cadastrar.

Ao selecionar um tipo de acervo o usuário terá acesso ao formulário exclusivo ao tipo do acervo que ele selecionou, pois cada um dos acervos tem suas particularidades de preenchimento dos campos para a realização do cadastro. Todos os campos que forem de preenchimentos obrigatórios tem um asterisco * sinalizando que esses campos são de preenchimento obrigatório.

Caso o usuário não preencha todos os campos obrigatórios e acione o botão “Salvar” o sistema não vai permitir que o cadastro seja concluído com sucesso e abaixo de cada um dos campos vai exibir uma mensagem: Campo obrigatório. Os campos “Crédito; Autor; Editora; Assunto e Série/Coleção” no qual os itens são cadastrados nas telas auxiliares, esses itens são carregados automaticamente na tela de cadastro de um novo acervo e basta o usuário selecionar o item que ele já cadastrou, porém, se o usuário não encontrar, basta acionar o ícone (+) que fica ao lado de cada um desses campos e ao ser acionado vai ser aberta a tela de cadastro para que seja cadastrado na hora qualquer um desses itens.

Todos os campos dos formulários possuem praticamente as mesmas regras, com texto simples, campo numérico e os limites de caracteres, porém o campo “CÓDIGO/TOMBO” é o único que tem uma particularidade específica, ou seja, não pode repetir o tombo dentro do mesmo acervo.