Visão Escola: Lançamento de despesas

Após a utilização do repasse para a aquisição de novos produtos ou custeio (serviços), é a hora da realização do lançamento das despesas, como meio de comprovar o destino do repasse.

Para acessar essa funcionalidade clique no Menu -> Despesas -> Lançamento de despesas:

Aparecerão os campos necessários para a busca de uma despesa. Para isso, selecione os filtros desejados. Apenas o filtro Programa é obrigatório:

Na parte inferior da página, serão exibidas as despesas de acordo com os filtros selecionados. Para consultar ou realizar lançamentos, utilize o ícone presente na frente de cada registro exibido:

O sistema abrirá a página com informações da despesa, os lançamentos e o status do mesmo:

Importante: fique atento com as informações de repasses aprovados ou se houve alguma alteração na data de entrega do mesmo, caso tenha sido encontrada alguma inconformidade do relatório enviado pela escola.

Clique em para visualizar os documentos que são obrigatórios:

Esse campo é apenas de visualização, onde a DRE irá marcar posteriormente se esses documentos obrigatórios foram entregues.

O botão verifica se as despesas da escola estão corretas, ou seja, verifica se na data em que a escola realizou o pagamento da despesa havia saldo a ser gasto. Para que seja possível atualizar os valores é necessário que a Data de crédito em conta esteja preenchida:

Ao clicar em aparecerá uma janela onde é possível informar o dia em que os valores do repasse foram depositados na conta. Preencha e clique em Salvar:

Abaixo são exibidos os demais campos que compõem o lançamento de despesa:

[1] Data de crédito em conta: é a data que o dinheiro do repasse foi depositado na conta da Escola.

[2] Recebido: é o valor que a Escola recebeu (SOF).

[3] Reprogramado: é o valor que sobrou do repasse anterior.

[4] Devolução em conta: é o valor que a Escola devolveu. O controle é feito na tela de Gastos indevidos.

[5] Saldo e rendimentos: é onde a escola informa o saldo da conta bancária e o quanto rendeu.

[6] Créditos não demonstrados: os valores informados aqui não são somados ao saldo. São valores de fontes externas, como arrecadação de uma festa ou doações.

[7] Cheques não compensados: os valores informados aqui não são descontados do saldo.

[8] Despesa: é a soma total das despesas lançadas. São os valores dos cheques compensados.

[9] Saldo: [2] + [3] + [4] + [5] - [8]

Utilize o botão para editar os itens.

Ao editar Saldo e rendimentos abrirá uma janela com as informações a serem inseridas:

O saldo do extrato bancário é o valor que está na conta da escola no final da realização das despesas. Insira o valor e clique em Atualizar saldo:

Os rendimentos podem ser lançados várias vezes. Preencha as informações e clique em Incluir rendimento. Será armazenado um histórico e, na janela principal, será exibida a soma dos rendimentos lançados:

Ao editar Créditos não demonstrados, abrirá uma janela com as informações a serem inseridas. Preencha e clique em Salvar:

No bloco de Devoluções não creditadas, aparecerá o somatório de tudo o que foi pago pela escola através de DAMSP. O controle é feito na tela de Gasto indevido e os valores não alteram o saldo:

No bloco Lançamento de despesas estão os lançamentos que foram realizados pela Escola:

Utilize o ícone para visualizar uma despesa.

Utilize o ícone para editar uma despesa.

Utilize o ícone para excluir uma despesa.

Para incluir uma despesa, clique em Novo:

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Lançando uma despesa

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Ao incluir uma nova despesa, aparecerão as opções para a realização do lançamento das despesas. Todos os campos marcados com * são obrigatórios:

A opção de Bem produzido refere-se a quando a escola utiliza os materiais comprados para a produção de um material, por exemplo: se a escola comprou pregos, madeira e produziu uma mesa, esse é um bem produzido. Nessa ocasião, para o detalhamento desse lançamento, é necessário marcar essa opção. Lembrando que só será possível marcar essa opção caso a dotação seja Capital.

O campo CPF/CNPJ é relacionado à página de Favorecidos, ou seja, caso o usuário informe um CPF/CNPJ que já tenha cadastro o sistema irá completar o campo Favorecido com o nome já cadastrado anteriormente, caso contrário o sistema cadastrará este novo favorecido na página de Favorecidos. Esses dados que serão inseridos nesse primeiro momento são referentes à pessoa (jurídica ou física) que vendeu o produto.

Preencha todos os campos necessários e clique em Avançar, presente na parte inferior dessa página.

Na parte inferior do bloco aparecerão os campos de inserção da nota (comprovante) referente ao gasto que está sendo lançado pela escola:

Preencha todos os campos marcados com *, pois são obrigatórios, e clique em Anexar, presente na parte central da página, para anexar esse documento que está sendo descrito. Clique no ícone , que indica que o documento em questão foi entregue em mãos. O documento pode ser entregue ou anexado ao sistema, ou ambos. É possível anexar arquivos de vários formatos, podendo ser: JPEG, PNG, Excel, Word, entre outros.

Até o momento, duas datas estão sendo informadas, veja a diferença entre elas:

• Data de pagamento: é a data em que os valores pagos foram descontados da conta.

• Data do Documento: é a data que está presente na nota fiscal, que foi a data da realização da compra.

Para excluir um documento anexado, utilize o botão .

Para realizar o download de um documento anexado, utilize o botão .

No bloco Itens do documento são listados os itens que foram adquiridos:

Utilize o ícone para visualizar um item.

Utilize o ícone para editar um item.

Utilize o ícone para excluir um item.

Clique na opção Adicionar novo item para incluir um novo item. Abrirá uma janela com as informações a serem inseridas. Preencha os campos marcados com *, pois são obrigatórios, e, ao final, clique em Salvar:

Importante: o campo Processo de incorporação não é obrigatório para o cadastro de item, porém torna-se obrigatório para as despesas do tipo Capital ao enviar repasse para aprovação.

• Utilização de outros recursos: quando um bem é adquirido utilizando recursos de outras fontes, é necessário informar. Preencha o campo Outros recursos para informar a quantia que foi utilizada de recursos que não pertencem ao PTRF. No restante dos lançamentos, informe apenas a quantia que saiu do PTRF.

Após inseridas todas as informações, clique em Salvar, presente na parte inferior direita da página:

Importante: para cada nota de despesa é necessário o lançamento individual, detalhando cada item que foi adquirido, sua quantidade e especificação.

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Enviar as despesas para aprovação

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Após finalizar os lançamentos de despesas, caso já tenha recebido o repasse, será exibido o botão Enviar para aprovação, lembrando que é necessário que o repasse esteja dentro do período para prestação de contas estabelecido pela SME:

Ao clicar no botão Enviar para aprovação, o sistema altera a situação do repasse para Enviado para DRE e oferece a opção de desfazer o envio, caso o usuário escola queira realizar algum ajuste antes que a DRE Aprove ou Reprove:

Para os casos em que a DRE reprova o repasse da escola, o repasse volta para a escola informando as novas datas para prestação de contas, com a situação Reprovado pela DRE:

Se isto acontecer, basta a escola efetuar as alterações necessárias e enviar o repasse para aprovação novamente.

Pode acontecer também de a DRE ter aprovado o repasse e publicado (neste caso ficará aguardando a aprovação/reprovação da SME), mas caso a escola precise fazer algum ajuste, ela poderá realizar uma solicitação de liberação, clicando no botão Solicitar liberação:

Ao solicitar liberação, o repasse ficará com a situação Aguardando DRE, ou seja, aguardando a permissão de ajuste. Caso a DRE permita o ajuste, o sistema habilita a página para edições por parte da escola. Mas, se a DRE não permitir o ajuste, ela enviará para a SME aprovar/reprovar e o sistema ficará com a situação Enviado para SME aguardando aprovação ou reprovação do repasse.

Importante: a escola realiza todos os lançamentos de despesas referentes ao repasse e envia para a DRE, que poderá aprovar ou reprovar o que foi lançado. Vale ressaltar que, em todos os passos são geradas notificações no sistema, sejam referentes às ações da escola ou às ações da DRE e da SME. 

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Invasão de dotação

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Quando o dinheiro de uma dotação é gasto sem existir saldo suficiente, o valor excedente é descontado da outra dotação. Isso é identificado quando se clica em Atualizar valores e os itens invadidos são destacados:

A verificação é feita com base no valor gasto e na data gasta. São analisadas as datas de recebimento do repasse, dos rendimentos e das devoluções em conta. Além dos já citados, também são analisados os valores reprogramados e os estornos.