Visão Escola: Lançamento de despesas

Buscando despesas já lançadas

Após a utilização do repasse para a aquisição de novos produtos ou o custeio (serviços), é a hora da realização do lançamento das despesas, como meio de comprovar o destino do repasse.

Para acessar essa funcionalidade clique no Menu -> Despesas -> Lançamento de despesas:

Aparecerão os campos necessários para a busca de uma despesa. Para isso, selecione os filtros desejados. Apenas o filtro Programa é obrigatório:

Na parte inferior da página, serão exibidas as despesas de acordo com os filtros selecionados:

Para consultar ou realizar lançamentos, selecione uma das despesas, clicando no ícone presente na frente de cada registro exibido. O sistema abrirá a página com informações da despesas, os lançamentos e o status do mesmo, se já foi aprovado pela DRE, se houve algum retorno para ajustes. Para visualizar os lançamentos, clique no ícone presente na parte inferior da página:

Importante: fique atento com as informações de repasses aprovados ou se houve alguma alteração na data de entrega do mesmo, caso tenha sido encontrada alguma inconformidade do relatório enviado pela escola.

Ao clicar no ícone visualização, é possível conferir os conteúdos que foram enviados pelo Lançamento de despesas, bem como documentos em anexos, nesse caso, notas ou comprovantes nas versões digitalizadas. Em destaque na imagem abaixo, está um botão que possibilita que o usuário baixe o documento que foi adicionado:

Para visualizar documentos obrigatórios, clique na opção , presente na parte superior direita da página que contém a listagem de despesas:

Esse campo é apenas de visualização, onde a DRE irá marcar posteriormente se esses documentos obrigatórios foram entregues.

Lançando despesas

Aparecerão, na tela inicial das despesas, as opções de visualização de todos os campos que serão analisados neste lançamento, valores que serão importados ou inseridos e há o local para o lançamento de todas as notas de capital e custeio que foram geradas pela escola no momento da utilização do repasse:

Nesse campo é possível editar as informações de Rendimentos, Créditos não demonstrados e Devolução do tesouro:

Para editar esses campos, clique no ícone presente na parte direita de cada opção. Ao clicar nesse ícone, aparecerão os campos para inserção do conteúdo, como, por exemplo, em Rendimentos, aparecerão os campos para a inserção do saldo, data e do valor que gerou, como juros desse valor. Após todas as inserções, clique em Salvar, presente na parte inferior direita da tela:

• Rendimentos: campo para inserir o valor que está no "conta bancária" da escola e o valor que ficou com os juros e rendimentos desse mesmo dinheiro;

• Créditos não demonstrados: local de inserção dos valores creditados advindos externamente, como arrecadação de uma festa ou doações;

• Devolução ao tesouro: lançamento do valor do estorno, caso tenha sido realizada uma compra indevida ou fora do permitido pela SME e DRE.

Todos os campos apresentados anteriormente possuem o mesmo processo para a inserção dos dados necessários.

Na parte inferior dessa página, encontramos a opção para inserção do lançamento de despesas, realizado pela escola:

Se já houver alguma despesa lançada, as mesmas aparecerão nesse campo. Caso seja necessário realizar edição, basta clicar no ícone presente à frente de cada despesa cadastrada.

Para inserir uma nova despesa, clique em Novo, presente na parte inferior direita da página.

Acessando essa opção, aparecerão as opções para a realização do lançamento das despesas. Todos os campos marcados com * são obrigatórios:

A opção de Bem produzido ou adquirido, é quando a escola utiliza os materiais comprados para a produção de um material, como por exemplo, a escola comprou pregos, madeira e produziu uma mesa, esse é um bem produzido. Nessa ocasião, para o detalhamento desse lançamento, é necessário marcar essa opção. Lembrando que só será possível marcar essa opção caso a dotação seja do tipo Capital:

Ao selecionar essa opção, tudo que for lançado, será considerado um bem produzido ou adquirido pela escola.

O campo CPF/CNPJ é relacionado à página de Favorecidos, ou seja, caso o usuário informe um CPF/CNPJ que já tenha cadastro o sistema irá completar o campo Favorecido com o nome já cadastrado anteriormente, caso contrário o sistema cadastrará este novo favorecido na página de Favorecidos:

Preencha todos os campos necessários e clique em Avançar, presente na parte inferior dessa página.

Os dados que serão inseridos nesse primeiro momento são referentes a pessoa (jurídica ou física) que vendeu o produto.

Na parte inferior da página aparecerão os campos de inserção da nota (comprovante) referente ao gasto que está sendo lançado pela escola:

Preencha todos os campos marcados com * pois são obrigatórios e clique em Anexar, presente na parte central da página, para anexar esse documento que está sendo descrito. Se não houver documento a ser anexado, clique no ícone de documento entregue - - que indica que o documento em questão foi entregue em mãos. O documento pode ser entregue ou anexado ao sistema.

É possível anexar arquivos de vários formatos, podendo ser: JPGE, PNG, Excel, Word, entre outros.

Para relacionar essa nota com o item que foi comprado, clique na opção Adicionar novo item, presente na parte central a direita da página:

Aparecerão os campos para a descrição do item que foi comprado. Preencha os campos marcados com * pois são obrigatórios e, ao final, clique em Salvar:

Ao inserir esse campo de detalhamento do item, aparecerá na parte inferior, o valor dessa nota atribuída.

Importante: O campo Processo de incorporação não é obrigatório para o cadastro de item, porém torna-se obrigatório para as despesas do tipo Capital ao enviar repasse para aprovação.

Vale ressaltar que o campo desconto é editável, portanto, ao inserir qualquer valor neste campo, o sistema irá subtrair do subtotal:

Após todas as informações inseridas, clique em Salvar, presente na parte inferior direita da página:

Importante: Para cada nota de despesa é necessário o lançamento individual, detalhando cada item que foi adquirido, sua quantidade e especificação.

Enviar as despesas para aprovação

Após finalizar os lançamentos de despesas, caso já tenha recebido o sistema irá exibir o botão Enviar para aprovação, lembrando que é necessário que o repasse esteja dentro de período de envio estabelecido pela SME e DRE:

Ao clicar no botão Enviar para aprovação, o sistema altera a situação do repasse para Enviado para DRE e oferece a opção de desfazer o envio, caso o usuário escola queira realizar algum ajuste antes que a DRE Aprove ou Reprove:

Para os casos em que a DRE reprova o repasse da escola, o repasse volta para a escola informando as novas datas para prestação de contas, com a situação Reprovado pela DRE:

Se isto acontecer, basta a escola efetuar as alterações necessárias e enviar o repasse para aprovação novamente.

Pode acontecer também de a DRE ter aprovado o repasse e publicado (neste caso ficará aguardando a aprovação/reprovação da SME), mas, caso a escola precise fazer algum ajuste, ela poderá realizar uma solicitação de liberação, clicando no botão Solicitar liberação:

Ao solicitar liberação, o repasse ficará com a situação Aguardando DRE, ou seja, aguardando a permissão de ajuste. Caso a DRE permita o ajuste, o sistema habilita a página, para edições por parte da escola, mas, se a DRE não permitir o ajuste, ela enviará para a SME, aprovar/reprovar e o sistema ficará com a situação Enviado para SME aguardando aprovação ou reprovação do repasse.

Importante: A escola realiza todos os lançamentos de despesas referentes ao repasse e envia para a DRE, que poderá aprovar ou reprovar o que foi lançado. Vale ressaltar que, em todos os passos do fluxograma, são geradas notificações no sistema, sejam referentes às ações da escola ou às ações da DRE e da SME.